Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 7 de noviembre de 2026.

Este documento contiene la Política de Protección de Datos Personales (en adelante, la "Política") bajo la cual PROMO DIGITAL S.A.S. (en adelante, "LA EMPRESA"), que opera la marca Promo Web, realiza el tratamiento de datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen (las "Normas Aplicables").

La Política se aplica a los datos personales de personas naturales que se encuentren en las bases de datos de LA EMPRESA.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural (clientes, consumidores, empleados, exempleados, proveedores, entre otros) cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: actividad en la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.

3. Política de tratamiento y finalidades

Al realizar el Tratamiento de los datos personales, LA EMPRESA cumplirá con los requisitos de las Normas Aplicables. Esta Política estará en todo momento a disposición de los Titulares y de los terceros que deseen consultarla.

LA EMPRESA es responsable del Tratamiento de los datos personales que sean recolectados por su personal, por terceros a quienes hubiese encargado esa labor o por cualquier medio electrónico que ponga a disposición de los Titulares para tal fin, como este sitio web, los formularios de cotización y WhatsApp. Los datos personales contenidos en sus bases de datos se manejan bajo políticas de seguridad y confidencialidad.

Autorización

LA EMPRESA solicita la autorización previa, expresa e informada del Titular por escrito, por medios electrónicos (formularios del sitio web, correo o WhatsApp) o mediante conductas inequívocas, como enviar una solicitud de cotización después de haber sido informado de esta Política. LA EMPRESA conserva la prueba de cada autorización.

LA EMPRESA recolecta datos personales con las siguientes finalidades:

1. Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad y estudios de mercado de sus propios productos y servicios, a través de correos o mensajes electrónicos, WhatsApp, mensajes de texto (SMS) y llamadas. Estos contactos se harán dentro de los horarios y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023, y el Titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíen más.
2. Adelantar las labores requeridas para ofrecer y/o prestar sus servicios, como la venta, facturación, cobro, recaudo, habilitación de medios de pago, soporte técnico, mejoramiento del servicio, programación, control, prevención del fraude o cualquier otra actividad relacionada con sus productos actuales o futuros que sea necesaria para el cumplimiento de su objeto social o de sus obligaciones contractuales.
3. Tener contacto con los clientes en relación con los productos o servicios actuales o futuros y acerca de promociones, paquetes, lanzamientos o servicios adicionales.
4. Cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares, entre ellos proveedores, clientes, empleados, exempleados y futuros empleados.
5. Realizar estudios sobre hábitos de consumo.
6. Transmitir datos a los proveedores que participan en la ejecución del pedido (fabricantes, transportadoras, plataformas de facturación electrónica, pagos y almacenamiento en la nube), solo en lo necesario para entregar el producto o servicio contratado y bajo contratos que los obligan a proteger la información.
7. Compartir datos con sociedades vinculadas o aliados comerciales para ofrecer productos o servicios relacionados, solo cuando el Titular lo haya autorizado de manera expresa para esa finalidad.
8. Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias de clientes, proveedores y terceros en general.

Cuando se realice una transferencia o transmisión de datos personales, estos se mantendrán como información confidencial y no podrán ser tratados con una finalidad diferente a la establecida en esta Política o en el documento que contenga la relación contractual. En caso de transferencia, quien reciba la información será considerado Responsable del Tratamiento y aplicará sus propias políticas de privacidad.

Transferencias internacionales

Cuando algún proveedor tecnológico almacene datos fuera de Colombia, LA EMPRESA lo hará en países con niveles adecuados de protección o bajo las condiciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida la autorización del Titular cuando se requiera.

Seguridad

LA EMPRESA aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, como accesos con usuario y contraseña, copias de respaldo y acceso restringido a la información, para evitar su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

4. Datos sensibles y datos de menores

LA EMPRESA no solicita datos sensibles a sus clientes. Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Solo se tratan cuando una obligación legal lo exige (por ejemplo, la información de seguridad social y salud ocupacional de los trabajadores) o con la autorización explícita del Titular, a quien se le informa que no está obligado a entregarlos.

Igualmente, está prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes sin la autorización de sus padres o representantes legales.

5. Derechos de los titulares

El Titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y en las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, directamente ante LA EMPRESA. La revocatoria y la supresión no proceden cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras exista una relación comercial vigente o una obligación de conservar la información contable.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

6. Procedimiento para consultas y reclamos

Para ejercer sus derechos, el Titular, su representante o causahabiente puede escribir al correo servicioalcliente@promoweb.com.co o comunicarse al +57 301 137 9658, dirigiendo su solicitud al área de Tratamiento de Datos Personales.

Consultas

Las consultas sobre los datos personales contenidos en las bases de datos de LA EMPRESA se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular, su representante o causahabiente podrá solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos mediante un reclamo escrito que contenga: i) identificación del Titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección de correspondencia y iv) documentos de soporte.

• Si la solicitud está incompleta, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que aporte la información faltante. Si pasan sesenta (60) días sin respuesta, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del reclamo, se incluirá en la base de datos una nota que indique que existe un reclamo en curso.
• El reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible atenderlo en ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.

Los derechos de los Titulares pueden ejercerse en cualquier momento. La consulta de los datos personales es gratuita, en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el Titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

7. Cambios y vigencia

Los datos personales permanecerán en las bases de datos de LA EMPRESA mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras exista una relación comercial, laboral o contractual con el Titular, o durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales para conservar documentos.

Cuando esta Política cambie, LA EMPRESA lo informará a los Titulares a través de los medios de comunicación que normalmente usa con ellos y publicará la versión actualizada en esta página. Esta Política rige desde el 7 de noviembre de 2026.